De onboarding van nieuwe medewerkers is een klus die tijd kost en zorgvuldig moet worden gedaan. Zeker in deze tijd waarin we meer en meer vanuit huis werken is het een extra grote uitdaging geworden. Hoe verwelkom je een nieuwe werknemer in de organisatie? Hoe laat je hem of haar kennis maken met het team, de werkmethodes, gewoontes en branchespecifieke regels?
Nu we minder vaak fysiek in dezelfde ruimte zijn, brengt dat een extra uitdaging met zich mee. Maar er is een mooie rol weggelegd voor onboarding video’s. In dit artikel vertel ik je graag hoe interactieve video je kan helpen bij het onboarding proces. Ook geef ik je alvast wat inspirerende voorbeelden, zodat ook jij hiermee aan de slag kunt.
Waarom de onboarding periode zo belangrijk is
Ruim een kwart van de medewerkers wil binnen drie maanden alweer switchen van baan, als die hen niet bevalt. De beslissing om te willen blijven kan vaak al binnen een week worden gemaakt. Wordt de nieuwe medewerker niet goed ingewerkt, dan kan het dus zomaar zijn dat je na enkele weken of maanden alweer op zoek moet naar een vervanger. Het behoeft geen uitleg dat dit de continuïteit en financiën van het bedrijf weinig goed doet.
Een goede onboarding periode heeft een positief effect op de tevredenheid, bevlogenheid en prestaties van nieuwe medewerkers. Goed ingewerkte medewerkers zijn productiever en zullen eerder hun doelstellingen behalen dan medewerkers die bij aanvang geen goede begeleiding hebben gekregen.
Een goed onboarding programma: hoe ziet dat eruit?
Een uitgeprint A4’tje tekst en een schouderklopje, daar kom je niet meer mee weg. Het gaat bij onboarding niet slechts om het overdragen van informatie. Het gaat er juist om dat iemand verweven raakt met de organisatiestructuur. Zodat hij of zij snel de overgang van “nieuwe collega” naar integraal onderdeel van het team kan maken.
Hoe een onboarding programma er precies uitziet, verschilt per organisatie, maar behandelt in elk geval de volgende facetten:
- > Operationeel: nieuwe medewerkers worden voorzien van de juiste materialen en kennis, zoals rolduidelijkheid en bedrijfsjargon, om hun werk goed te kunnen uitoefenen;
- > Sociaal: nieuwe medewerkers voelen zich welkom, bouwen snel waardevolle relaties op met collega’s en leidinggevende(n) en voelen zich onderdeel van de organisatie;
- > Strategisch: nieuwe medewerkers doen kennis op over de organisatie, zoals de structuur, bedrijfscultuur, visie, missie en actuele ontwikkelingen, en kunnen zich hiermee identificeren.
Interactieve video inzetten bij onboarding
Een medium dat heel goed kan worden ingezet bij de onboarding van nieuwe medewerkers is video. Pakkende onboarding video’s helpen nieuwe medewerkers zich de cultuur, werkmethodes en kennis over het bedrijf eigen te maken.
Video is daarbij vele malen effectiever dan het gebruik van bijvoorbeeld tekstdocumenten, omdat visuele content sneller wordt verwerkt en beter wordt onthouden. Van een gelezen tekst wordt zo’n 10 procent onthouden, tegenover circa 50 procent van informatie waarbij een combinatie van geluid en beeld wordt gebruikt.
Maak je van de video een interactieve beleving, dan wordt de informatie nog actiever verwerkt en beter onthouden. Het percentage aan informatie wat je onthoudt bij actieve verwerking ligt maar liefst tussen de 70 en 90 procent. Bovendien creëer je veel meer een gevoel van betrokkenheid bij de kijker; precies wat je wilt bereiken bij het onboarden van een nieuwe collega.
inspiratie nodig? 5 ideeën voor onboarding video’s
Hoewel een introductie-tot-het-team-video al een erg leuk begin is, zijn de mogelijkheden eindeloos met interactieve video! Op verschillende manieren kun je alle facetten van je bedrijf, het team, de branche en doelgroep of de werkmethodes belichten:
1. A day in the life…
Hoe ziet de werkdag van de nieuwe medewerker eruit? Geef een concreet inkijkje in een typische dag op de werkvloer. Tip: dit type video is ook goed in te zetten als recruitment video.
- > Hoe maak je het interactief: De dag beginnen met koffie of thee? Een praatje aanknopen met die ene collega of niet? Blijven hangen voor de vrijmibo of op tijd naar huis? Deze video nodigt uit om speels om te gaan met interactiviteit. Maar ook het toevoegen van een quiz element werkt goed: test bijvoorbeeld de kennis van de nieuwe medewerker op het gebied van software of werkmethodieken die het team bedrijf gebruikt.
2. Een uitgebreide taakomschrijving
Definieer uitgebreid wat er wordt verwacht van de nieuwe werknemer. Wat zijn de kerntaken? Met wie werkt hij of zij samen? Welke concrete werkzaamheden komen er aan bod?
- > Hoe maak je het interactief? Breng bijvoorbeeld visueel in beeld hoe de rol van de werknemer zich verhoudt tot de overige rollen in het team. Zo wordt het duidelijk met wie hij of zij nauw samenwerkt. Laat elke collega vertellen op welke manier en hoe nauw er samengewerkt gaat worden met de nieuwe collega.
3. Een realistisch beeld van teamprojecten of werkmethodes laten zien
Opnames van teamvergaderingen, projecten, briefings of presentaties geven de nieuwe medewerker een goed beeld van jullie manier van werken en de lopende projecten.
- > Hoe maak je het interactief? Geef de kijker in de video de mogelijkheid om de meeting te sturen en de uitkomst te beïnvloeden. Of geef bijvoorbeeld de mogelijkheid om bepaalde onderdelen van een presentatie, die voor hem of haar van toepassing zijn, nader te bestuderen.
4. Video over de bedrijfscultuur
Laat de CEO de geschiedenis en cultuur van het bedrijf uitleggen om nieuwe medewerkers te helpen een beter begrip te krijgen van het bedrijf waar ze onderdeel van worden. Geef ook de huidige werknemers een stem in deze video. Zo krijgt de nieuwe medewerker een idee van hoe alles in praktische zin wordt geïnterpreteerd.
- > Hoe maak je het interactief? Plaats in de video bijvoorbeeld links naar uitgebreidere informatie op de website of op het bedrijfsintranet. Of breng de organisatiestructuur visueel in beeld en laat de kijker de organisatie laag voor laag ontdekken.
5. De impact van de organisatie op de community laten zien
Het is heel goed om te laten zien hoe het bedrijf bijdraagt aan de samenleving. Behandel community-based activiteiten en de algemene missie van het bedrijf in de video. Hierdoor creëer je gevoel van betekenis en betrokkenheid bij de nieuwe medewerker. Tip: ook deze video leent zich goed voor recruitment, maar ook voor branding.
- > Hoe maak je het interactief? Laat de kijker bijvoorbeeld kiezen tussen verschillende verhaallijnen die allemaal een bepaald aspect belichten
Are you on board?
Het inzetten van effectieve onboarding video’s heeft grote impact op het integreren van je nieuwe werknemer in de organisatie. Interactiviteit versterkt dat effect nog eens extra. Ga jij ook aan de slag hiermee? Hopelijk hebben we je geïnspireerd!
Kijk voor meer inspiratie ook de onboarding video van GVB, die met de Ivory Studio software werd ontwikkeld:
